Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

UpgradeYourTravel V.O.F., een vennootschap onder firma, gevestigd te Voorschoten (2252 AK) aan de Laan van Duivenvoorde 2, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94691622, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via onze website en ons klantenportaal.

Vragen over deze verklaring kunt u richten aan info@upgradeyourtravel.nl.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Afhankelijk van hoe u van onze dienstverlening gebruikmaakt, verwerken wij de volgende gegevens:

• Contact- en accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, en (indien van toepassing) inloggegevens voor het Portaal.
• Boekingsgegevens: reisdata, hotelvoorkeuren, kamertype, bijzondere wensen, en de status en historie van uw boekingen.
• Gegevens voor Aanvullende diensten: informatie die u met ons deelt ten behoeve van reisplanning of het zoeken naar award tickets, zoals gewenste bestemmingen, data, en beschikbare loyaliteitspunten of -miles.
• Loyaliteitsgegevens: nummers van hotel- of programmalidmaatschappen (zoals World of Hyatt, Marriott Bonvoy, Hilton Honors) die u met ons deelt om deze bij een boeking te laten vastleggen.
• Lidmaatschapsgegevens: uw lidmaatschapsniveau, cumulatieve boekingswaarde en betaalstatus van de maandelijkse bijdrage.
• Communicatie: correspondentie met ons, waaronder serviceverzoeken en klantcontact.
• Technische gegevens: gegevens over uw gebruik van de website en het Portaal, zoals IP-adres en apparaatgegevens, voor zover verzameld via cookies of vergelijkbare technieken (zie sectie 9).

Wij verzamelen geen volledige betaal- of creditcardgegevens. Betalingen voor het hotelverblijf zelf worden rechtstreeks door Little Emperors verwerkt (zie sectie 4); betalingen voor het Lidmaatschap en Aanvullende diensten verlopen via Stripe.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens

4. Met wie delen wij uw gegevens

Wij delen uw gegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doelen, met:

• Little Emperors Ltd (Londen, Verenigd Koninkrijk): onze consortiapartner. Little Emperors verwerkt uw boekings- en betaalgegevens om uw verblijf bij het hotel te bevestigen en af te handelen. UpgradeYourTravel deelt hiertoe de voor de boeking benodigde gegevens met Little Emperors; betaalgegevens voor het hotelverblijf worden uitsluitend via Little Emperors verwerkt en niet door UpgradeYourTravel zelf opgeslagen.
• Het hotel waar u verblijft, voor zover noodzakelijk om uw verblijf te kunnen leveren.
• Stripe, voor de verwerking van betalingen voor het Lidmaatschap en voor Aanvullende diensten.
• Resend, voor het versturen van transactionele e-mail zoals boekingsbevestigingen, wachtwoordherstel en servicemeldingen.
• Toezichthouders of andere partijen, uitsluitend indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Boekingsgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van uw Lidmaatschap of klantrelatie en, waar fiscale bewaarplicht geldt, gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn van 7 jaar. Na beëindiging van uw account verwijderen of anonimiseren wij uw gegevens binnen 3 maanden, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist.

6. Internationale doorgifte

Little Emperors is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Doorgifte van persoonsgegevens naar het Verenigd Koninkrijk is toegestaan op basis van het adequacybesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk, dat op 19 december 2025 is verlengd tot 27 december 2031. Dit betekent dat het Verenigd Koninkrijk door de Europese Commissie wordt beschouwd als een land met een passend beschermingsniveau, en dat er geen aanvullende waarborgen (zoals modelcontractbepalingen) vereist zijn voor deze doorgifte.

Enkele dienstverleners die wij inschakelen, waaronder de partijen die onze betalingen, onze transactionele e-mail en onze kaartweergave verzorgen, zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of kunnen gegevens daarbuiten verwerken. Voor die doorgifte baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een ander geldig doorgiftemechanisme.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking tot persoonsgegevens en het uitsluiten van opslag van volledige betaalgegevens in onze eigen systemen.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@upgradeyourtravel.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Wij gebruiken alleen cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website en het Portaal te laten werken. Wij plaatsen geen analytische, advertentie- of socialemediacookies, en volgen u niet over andere websites. Daarom vragen wij u ook niet om cookietoestemming. Concreet gaat het om:

• Een sessiecookie, zodra u inlogt op het Portaal. Deze bewaart uw inlogsessie en beveiligt onze formulieren tegen misbruik. De cookie is niet uitleesbaar door scripts in uw browser en vervalt uiterlijk na zeven dagen, of eerder als u uitlogt.
• Lokale opslag in uw browser voor uw weergavevoorkeur, zoals de keuze tussen bedragen in euro of in lokale valuta. Deze gegevens blijven in uw browser en worden niet naar ons verstuurd.
• Stripe, uitsluitend op de pagina's waar u een betaling of abonnement afrondt. Stripe kan daarbij eigen cookies plaatsen voor fraudepreventie en om de betaling te kunnen afhandelen.
• De beveiligde betaalwidget van Little Emperors, die wij op de betaalpagina van een boeking in een afgeschermd kader tonen.
• Google Maps, uitsluitend op de pagina's met een kaart. Google ontvangt daarbij gegevens zoals uw IP-adres en kan eigen cookies plaatsen.

U kunt cookies altijd zelf verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Blokkeert u de sessiecookie, dan kunt u niet inloggen op het Portaal.

10. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds te raadplegen op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij leden waar redelijkerwijs mogelijk vooraf.

11. Contact

UpgradeYourTravel V.O.F.
Laan van Duivenvoorde 2, 2252 AK Voorschoten
info@upgradeyourtravel.nl
KvK-nummer: 94691622